第一章 总则

第一条 为进一步规范学校公文管理，推进公文处理工作的科学化、规范化、制度化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及教育部有关公文处理的规定，并结合本校实际情况，制定本办法。

第二条 学校公文是学校党委和行政实施政治领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 校长办公室、党委办公室负责学校党政公文处理工作，包括学校本级的公文管理和对所属各单位的公文处理工作进行业务指导和监督检查。

第五条 各部门应当高度重视公文处理工作，严格实行公文分层把关责任制。职能部门负责人要对拟发公文进行严格把关，对公文的内容、种类、格式等认真审核。

第六条 各职能部门应指定专人负责收发文和协助部门负责人进行公文草拟、审核等公文处理工作。

第七条 精简公文数量、严格发文要求。积极推行绿色办公、数字化办公，降低运行成本，提高办文效率。与已发文件雷同或没有实质内容、可发可不发的，一律不再发文。压缩事务性文件，严格控制表彰奖励类文件，可以通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项，一般不再制发文件。

第八条 学校发文除涉密公文外均使用办公自动化系统（OA）。上行文、平行文根据实际需要印发，下行文除制发部门存档外，原则上不再印发纸质文件。除上报上级部门或学校重要工作需要外，原则上校级文件部门不纸质存档。

第二章 公文种类

第九条 常用公文种类有：决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、抄告等。

1.决定：适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销部门不适当的决定事项。

2.通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4.通报：适用于表彰先进、批评错误、数据公示、安全检查、教学情况及传达重要精神。

5.议案：适用于各职能部门按照《郑州经贸学院校长办公会议事规则》向校长办公会提请审议事项。

6.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

7.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

8.批复：适用于答复下级机关的请示事项。

9.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

10.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

11.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

12.抄告：适用于校长办公室和党委办公室将校长办公会或党委办公会的相关决定、决议内容或校领导批示内容抄告有关部门或单位。

第十条 文件代字

（一）学校行政系统发文文件代字

1.郑经贸：主要适用于发布学校的重要决定和全局性重要工作部署、规章制度，学校聘任、解聘或任免干部，批转有关部门的重要文件，向上级报告、请示工作和呈报意见，以及其他必须以学校名义办理的特别重要事项。

2.郑经贸办：主要适用于经校领导同意，或根据授权传达学校行政关于某一方面工作的决定，通知有关重要事项，转发上级办公（厅）室文件和有关部门文件，答复内容一般的具体事项，以及办理校长办公室职责范围内的事项等。

3.郑经贸人：主要适用于人事部门部署工作，办理职责范围内的重要的工作事项。

4.郑经贸教：主要适用于教学部门以及校企合作与社会服务处部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

5.郑经贸科：主要适用于科研部门部署科学研究工作，办理职责范围内的重要工作事项。

6.郑经贸学：主要适用于学生管理部门部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

7.郑经贸招：主要适用于招生就业部门部署招生、就业工作，办理职责范围内的重要工作事项。

8.郑经贸财：主要适用于财务部门部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

9.郑经贸后：主要适用于后勤保障与资产管理部门部署工作，办理职责范围内的重要的工作事项。

10.郑经贸保：主要适用于保卫部门部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

11.郑经贸技：主要适用于现代教育技术部门部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

12.郑经贸外：主要适用于国际教育合作与交流及其他“外事”范畴内的重要事项。

13.郑经贸质：主要适用于教学评估与质量监控部门部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

14.郑经贸图：主要适用于图书馆部署工作，办理职责范围内的重要工作事项。

（二）学校党委系统发文文件代字

1.郑经贸党：以党委名义制发的上行报表、报告、汇报、请示等；全局性、综合性党务工作文件，如：党委工作规划与计划、重要规章制度、重要工作安排、重要通知等文件。

2.郑经贸党办：以党委名义制发的关于推进党委某一方面工作的决定，通知有关重要事项，转发上级和有关部门文件，以及办理党委办公室职责范围内的事项等文件。如：关于校领导深入基层联系学生班级安排的通知等文件。

3.郑经贸党组：以党委名义制发的关于党委组织工作的文件，如：关于党委任免干部、党的组织机构的设置与变更、组织发展与建设、党员教育工作、下级党组织负责人的选举与任免、党校工作等文件。

4.郑经贸党宣：以党委名义制发的关于党的宣传思想工作、意识形态工作、思想政治工作等文件，如：关于党的宣传思想工作的规划及计划、宣传思想工作的部署与检查、宣传报道规章制度等文件。

5.郑经贸党纪：以纪委名义制发的关于纪检、检查工作等的文件，如：关于党风党纪的规章制度、党风廉政建设、违纪处理等文件。

6.郑经贸党统：以党委名义制发的关于统战工作等文件，如：关于统战工作制度、宗教工作管理办法等文件。

7.郑经贸党学：以党委名义制发的关于大学生思想政治工作等文件。如：关于大学生思想政治工作制度等文件。

8.郑经贸党师：以党委名义制发的关于师德师风建设工作等文件。如：关于教师思想政治工作制度等文件。

9.郑经贸党保：以党委名义制发的关于学校政治保卫工作等文件。如：关于政治保卫工作制度等文件。

10.郑经贸工：以学校工会名义制发的关于工会工作的文件，如：关于工会的机构与组织建设、工会章程、下辖组织负责人的选举与任免、教职工福利与文体活动等文件。

11.郑经贸团：以学校团委名义制发的上行汇报、报告、请示等；关于团的组织工作与宣传工作的规划及计划、学生社团的组织与管理、团自身建设的规章制度等的文件。

第三章 公文格式

第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1.涉及国家或学校秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。

2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。

3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

7.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

9.公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

10.成文日期以校领导签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

11.公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

12.公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

14.文字从左至右横写、横排。

第十二条 公文中各组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要，注重效用。

第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十六条 各职能部门依据部门职权可以相互行文和向下一级相关业务部门行文。职能部门内设机构不得对外正式行文。

第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十八条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。

第十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第二十条 “报告”不得夹带请示事项。

第二十一条 除校长或主管校领导直接交办的事项外，不得以部门名义向上级部门报送“请示”“意见”和“报告”。

第五章 发文办理

第二十二条 发文办理指以学校名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文等程序。

第二十三条 草拟

草拟公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。在深入调查研究的基础上充分进行论证，广泛听取意见。完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

7.应当使用国家法定计量单位。

8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10.公文文字使用与表述必须严格按照河南省教育厅办公室要求执行，不得使用违法用语。涉外文件必须符合相关规定。

第二十四条 审核

公文送校长或主管校领导签发前，应当由主办部门进行审核。审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。

2.内容是否符合国家法律法规和党的理论和路线方针政策，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提措施和办法是否切实可行。

3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，公文格式是否符合本办法的规定；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范、准确。

第二十五条 签发

（一）行政文件签发

拟制发的学校文件，拟稿主办部门负责公文格式初审和文字校对，部门主要负责人对公文内容进行审核把关签字后送校长办公室秘书科。符合发文要求的，以郑经贸、郑经贸办代字发文的，校长办公室主任（或副主任）签批至主管校领导及相关校领导会签后由校长签发，或校长授权主管领导或相关领导签发。以其他代字发文的，校长办公室主任（或副主任）签批至主管校领导签发。

（二）党群系统文件签发

党群系统拟制发的学校文件，拟稿主办部门负责公文格式初审和文字校对，部门主要负责人对公文内容进行审核把关签字后送党委办公室综合科。以郑经贸党、郑经贸党办、郑经贸党组、郑经贸党宣、郑经贸党统、郑经贸党学、郑经贸党师、郑经贸党保代字发文的，党委办公室主任签批后，由党委书记或者主管领导签发；以郑经贸党纪代字发文的，党委办公室主任签批后，由纪委书记签发；以郑经贸工代字发文的，党委办公室主任签批后，由工会主席签发；拟制以郑经贸团代字发文的文件，由团委对公文内容进行审核把关签字，并报经主管校领导审批同意后由校团委书记签发，由团委发文。

拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请主管校领导协调，仍不能协调一致的报校长裁定。

第二十六条 复核

公文在正式印制前，校长办公室或党委办公室应当进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。对内容或形式存在较大问题的文件，责成主办部门修改或重写。修改或重写后的文件由主办部门按程序提交校长办公室或党委办公室复审。

第二十七条 缮印

校长办公室和党委办公室将经主办部门校对并修正好的校样印制成规范的正式文件。

第二十八条 用印

校长办公室和党委办公室在缮印好的文件上加盖相应公章。

第二十九条 发文

在办公自动化系统（OA）中按规定发布公文。

第六章 公文归档

第三十条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。

各部门须在公文发布后及时对公文电子文件进行归档和妥善保存。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十二条 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十三条 如部门主要负责人兼任其他部门职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职部门整理(立卷)、归档。

第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章 公文管理

第三十六条 学校发文由校长办公室和党委办公室统一制发、复核、用印、发布、归档和销毁。

第三十七条 校长办公室应当根据学校工作实际不断健全学校发文管理的有关制度。

第三十八条 上级机关的公文，除绝密、机密级和注明“不准翻印”的以外，经校长批准后可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校长办公室主任批准，可以销毁。

第四十二条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十三条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案管理部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第四十四条 校长办公室按照学校档案管理的有关规定做好学校发文管理工作。

第四十五条 本办法未尽之处，按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）有关规定执行。

第四十六条 本办法中有关行政发文由校长办公室负责解释，有关党务发文由党委办公室负责解释。

第四十七条 本办法自发布之日起施行。